Flujo de caja con IA: proyección, escenarios y control

Dos documentos con el mismo nombre

En la práctica, «flujo de caja» se usa para dos documentos diferentes, y conviene separarlos desde el principio:

• Para qué sirve

  Flujo de caja proyectado

  Decidir: cuándo pagar, cuándo cobrar, si hace falta financiación

  Estado de flujos de efectivo

  Informar cómo se generó y se usó el efectivo en el período

• Horizonte

  Flujo de caja proyectado

  Futuro: semanas o meses

  Estado de flujos de efectivo

  Pasado: el período que se reporta

• Norma que lo regula

  Flujo de caja proyectado

  Ninguna: es una herramienta de gestión

  Estado de flujos de efectivo

  NIC 7 (Grupo 1) y Sección 7 de la NIIF para las Pymes (Grupo 2)

• Quién lo lee

  Flujo de caja proyectado

  Gerencia, tesorería y junta directiva

  Estado de flujos de efectivo

  Accionistas, bancos y terceros que leen los estados financieros

Esta guía cubre los dos, pero la IA aporta más en el proyectado, porque es donde se cruzan muchas fuentes y los supuestos se rehacen con frecuencia.

Dónde se pierde el tiempo y dónde se equivoca

• Armar la proyección a mano, copiando cartera, cuentas por pagar y saldos de bancos de sistemas distintos.
• Supuestos de recaudo que nadie actualiza: se proyecta que los clientes pagan a tiempo aunque su historial diga otra cosa.
• Pagos recurrentes y obligaciones tributarias que se olvidan en la hoja de cálculo.
• Una sola cifra sin escenarios: la gerencia no ve qué pasa si el principal cliente se demora.
• En el estado de flujos de efectivo, clasificar mal partidas entre operación, inversión y financiación, o no cuadrar el efectivo final con el estado de situación financiera.

Cómo se hace con IA, paso a paso

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   Conectar las fuentes

   Saldos de bancos, cartera por edades, cuentas por pagar, nómina, obligaciones financieras y calendario tributario, leídos de la fuente y no copiados.

2. 2

   Escribir los supuestos

   Días reales de recaudo por cliente o segmento, plazos de pago y estacionalidad. Cada supuesto queda por escrito con su responsable.

3. 3

   Proyectar escenarios

   La IA arma el escenario base y sus variantes (por ejemplo, un cliente grande que paga tarde) y señala los períodos en que el saldo cae por debajo del mínimo que defina la empresa.

4. 4

   Explicar las variaciones

   Al cierre de cada período compara lo proyectado contra lo real y propone una explicación de cada diferencia relevante.

5. 5

   Revisar y aprobar

   La dirección financiera revisa supuestos y explicaciones, corrige lo que no corresponde y aprueba la versión que va a la gerencia.

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   Preparar el estado de flujos de efectivo

   La herramienta puede proponer la clasificación de las partidas y el cuadre del efectivo. El contador valida la clasificación y la presentación antes de que hagan parte de los estados financieros.

Qué evidencia debe quedar

Una proyección que nadie puede reconstruir no sirve para defender una decisión ante la junta. Lo que debe quedar sigue la lógica del Marco GT360 de IA gobernada:

• Las fuentes y la fecha de corte de cada dato.
• Los supuestos escritos, con versión y responsable.
• La salida de la IA (escenarios y explicaciones), separada de los ajustes que hizo la persona.
• La aprobación de la versión presentada, con fecha.
• La comparación periódica de lo proyectado contra lo real.

Qué no hace la IA

• No conoce lo que no está en los datos: si un cliente avisó que va a pagar tarde, eso lo sabe una persona.
• No decide la política de caja: saldo mínimo, uso de financiación o prioridad de pagos.
• No hace cierta una proyección. Hace más rápido rehacerla cuando los supuestos cambian.
• No define la clasificación de una partida dudosa en el estado de flujos de efectivo: eso es juicio profesional.

Qué norma aplica

El flujo de caja proyectado no lo exige ninguna norma contable: la NIC 7 y la Sección 7 tratan el estado histórico. Para ese estado, esto es lo verificado:

• NIIF para las Pymes, Sección 7 (Grupo 2, Anexo 2 del Decreto 2420 de 2015)

  Qué dice, en lo pertinente

  Exige presentar los flujos del período clasificados en actividades de operación, inversión y financiación (párr. 7.3). Los de operación pueden presentarse por el método indirecto o el directo (párr. 7.7).

  Fuente

  Función Pública (se abre en una pestaña nueva)

• NIC 7 (Grupo 1)

  Qué dice, en lo pertinente

  Permite el método directo o el indirecto para las actividades de operación (párr. 18) y recomienda el directo, sin hacerlo obligatorio (párr. 19).

  Fuente

  Fundación IFRS (se abre en una pestaña nueva)

• Grupo 3, microempresas (Anexo 3)

  Qué dice, en lo pertinente

  Según el CTCP, el estado de flujos de efectivo no es exigible, aunque puede prepararse de forma voluntaria. El conjunto obligatorio es el estado de situación financiera, el estado de resultados y las notas.

  Fuente

  Concepto CTCP 579 de 2021, vía Accounter (se abre en una pestaña nueva) (fuente secundaria)

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