Conciliación bancaria con IA: paso a paso y con control

Qué es y dónde se pierde el tiempo

Conciliar es explicar, partida por partida, por qué el saldo del extracto bancario no coincide con el saldo del libro auxiliar a la misma fecha. Las diferencias normales son conocidas: cheques girados y no cobrados, consignaciones en tránsito, comisiones, intereses y gravámenes que el banco registró y la contabilidad todavía no, y errores de digitación de cualquiera de las dos partes.

El tiempo no se va en entender esas categorías, sino en lo mecánico:

• Descargar extractos en formatos distintos por banco y por cuenta, y llevarlos a una sola estructura.
• Buscar a mano qué movimiento del banco corresponde a qué registro contable cuando los valores se agrupan, se parten o llegan con días de diferencia.
• Identificar consignaciones sin tercero: el dinero entró, pero nadie sabe de qué cliente es.
• Arrastrar partidas conciliatorias de meses anteriores sin que nadie las depure.

Los errores también se repiten: partidas que se dan por conciliadas porque coinciden en valor aunque correspondan a operaciones distintas, ajustes contables hechos para cuadrar sin soporte y conciliaciones que nadie revisa después de que el preparador las cierra.

Cómo se hace con IA, paso a paso

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   Reunir y normalizar los insumos

   Extracto del banco y auxiliar de la cuenta, del mismo período, con el saldo inicial verificado contra la conciliación anterior. La herramienta lleva todos los formatos a una estructura única: fecha, descripción, referencia, débito y crédito.

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   Emparejar con reglas explícitas

   Primero los cruces exactos (valor, fecha y referencia); después los aproximados (mismo valor con fechas cercanas, o un movimiento del banco contra varios registros). Cada regla queda escrita, para que el mismo insumo dé siempre el mismo resultado.

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   Proponer la clasificación de lo que no cruza

   La IA sugiere la categoría de cada diferencia (comisión, gravamen, consignación sin identificar, cheque pendiente) y, cuando la descripción lo permite, el tercero probable. Es una propuesta, no un asiento.

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   Revisar cada propuesta

   Una persona acepta, corrige o rechaza cada emparejamiento aproximado y cada clasificación. Las partidas sin soporte no se ajustan: se investigan.

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   Registrar los ajustes con soporte

   Los asientos que resultan (comisiones, intereses, gravámenes) se registran con el extracto como soporte y los aprueba alguien distinto de quien preparó la conciliación.

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   Cerrar y archivar

   Se guarda la conciliación aprobada con los insumos, las reglas aplicadas, la salida de la herramienta y los cambios que hizo la persona.

Qué evidencia debe quedar

Si un revisor fiscal pregunta cómo se llegó al saldo conciliado, la respuesta tiene que estar en el archivo, no en la memoria de quien lo hizo. Es la lógica de las cinco preguntas del Marco GT360 de IA gobernada.

• Insumos del período

  Qué contiene

  Extracto descargado del banco y auxiliar exportado, con fecha de descarga

  Para qué sirve

  Demostrar que se concilió contra la fuente y no contra una copia editada

• Reglas de emparejamiento

  Qué contiene

  Criterios de cruce exacto y aproximado, con su versión

  Para qué sirve

  Repetir el resultado y explicar por qué dos partidas se tomaron como iguales

• Salida de la herramienta

  Qué contiene

  Partidas cruzadas, propuestas y pendientes, tal como las entregó la IA

  Para qué sirve

  Separar lo que propuso la herramienta de lo que decidió la persona

• Registro de revisión

  Qué contiene

  Quién aceptó, corrigió o rechazó cada propuesta, y cuándo

  Para qué sirve

  Probar que hubo revisión humana y no una aceptación en bloque

• Conciliación aprobada

  Qué contiene

  Partidas conciliatorias con su antigüedad, ajustes con soporte y aprobación

  Para qué sirve

  Cerrar el período y dejar la base del mes siguiente

Qué no hace la IA

• No decide si una diferencia se ajusta o se investiga. Eso es juicio de quien concilia.
• No crea el soporte de una partida: si el soporte no existe, la partida queda pendiente.
• No reemplaza la segregación de funciones: quien prepara no debería ser quien aprueba.
• No garantiza que el saldo contable sea correcto. Bien configurada, permite que el cruce se haga completo y con las mismas reglas cada mes.
• No debería recibir extractos con datos de terceros en herramientas que la organización no autorizó. Antes de usar una, revisa la guía de IA y datos personales.

Qué norma aplica

No encontramos una norma legal colombiana que imponga la conciliación bancaria como obligación autónoma ni que fije su periodicidad. El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) la trata como parte del control interno contable y del efectivo, y su frecuencia la define la entidad.

• Concepto CTCP 0443 de 2024

  Qué dice, en lo pertinente

  Que la conciliación le corresponda al contador depende de lo pactado en su contrato de servicios. La responsabilidad por el control interno es de la administración.

  Fuente

  Resumen del INCP (se abre en una pestaña nueva) (fuente secundaria)

• Concepto CTCP 563 de 2021

  Qué dice, en lo pertinente

  Sobre los soportes de la conciliación, admite otras formas y documentos pertinentes.

  Fuente

  Texto del concepto (se abre en una pestaña nueva) (fuente secundaria)

• Código de Comercio, art. 209

  Qué dice, en lo pertinente

  El informe del revisor fiscal a la asamblea expresa, entre otras cosas, si hay y son adecuadas las medidas de control interno.

  Fuente

  Función Pública (se abre en una pestaña nueva)

• COSO, Control Interno – Marco Integrado (2013)

  Qué dice, en lo pertinente

  Las actividades de control son uno de los cinco componentes del control interno; la conciliación es una de ellas.

  Fuente

  COSO (se abre en una pestaña nueva)

Cuando la conciliación incluye pagos a proveedores, recuerda que para que procedan costos, deducciones e impuestos descontables se requieren facturas con los requisitos de ley o, si no hay obligación de facturar, el documento soporte (art. 771-2 del Estatuto Tributario (se abre en una pestaña nueva)). Conciliar el banco no reemplaza cruzar lo que la DIAN tiene registrado contra tu contabilidad.

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